HR Portal
Manual de Utilizador
Manual de Utilização – HR Portal
Versão 1.0
Existem algumas considerações para a utilizador utilizar o sistema HR Portal:
§ Possuir acesso a internet.
§ No browser o Jquery tem de estar ativo.
§ Ter conta para efetuar login no sistema.
Algumas considerações a reter nas funcionalidades do HR Portal:
§ Atividade:
o Os projetos presentes na lista de projetos no ecrã de registo de atividade são os projetos definidos como favoritos no separador Projetos.
o O estorno de horas só pode ser efetuado a horas de meses anteriores ao atual.
§ Despesas:
o A criação de despesas apenas só pode ser efetuada pelo próprio colaborador ou pelo seu superior hierárquico.
2.1 LogOn
O acesso ao HR Portal é efetuado através da autenticação do utilizador, ou através do LogOn automático, que se processa diretamente pela sessão iniciada no windows do computador.
Ilustração 1 – Interface de LogOn no HR Portal.
A interface de Logon possui os seguintes campos de preenchimento/seleção:
§ (A) - Nome de Utilizador/User Name: Nome de utilizador.
§ (B) - Password: Palavra chave do utilizador.
§ (C) – Lembrar-me: Campo de seleção para guardar dados de autenticação.
§ (2) - Log On: Botão para efetuar o logon no sistema.
Para se proceder à autenticação:
Ø O utilizador seleciona a opção “Logon” (1).
Ø O utilizador preenche o username, Utilizador (A), e Password (B) correspondente.
Ø Se pretender que fiquem guardados os dados de autenticação seleciona [ü] Lembrar Password (C).
Ø O utilizador seleciona a opção “Log On” (2).
A seguinte ilustração demonstra as mensagens de erro ao efetuar logon no sistema, caso os dados preenchidos pelo utilizador não estejam corretos.
Ilustração 2 – Interface de logon no HR Portal, caso de erro no logOn.
2.2 Logout
Para o utilizador “sair” do HR Portal, ou seja, efetuar Logout no sistema, deve selecionar a opção “Logout” no canto superior direito da página do sistema (3).
Ilustração 3 – Interface de exemplo para efetuar Logout no HR Portal.
3.1.1 Adicionar Projetos
Para se proceder à opção de adicionar projetos a favoritos, o utilizador seleciona no menu principal “Atividade”.
Ilustração 4 – Interface de exemplo de adicionar um projeto aos projetos favoritos no registo de atividade.
A interface de adicionar um projeto aos projetos favoritos possui os seguintes campos de preenchimento/seleção:
§ (A) – Pesquiar/Selecionar Projeto: Campo de seleção do projeto.
§ (B) – Default : Campo de seleção para definir se projeto é o projeto default.
§ (1) – (+) Adicionar Projeto: Botão para adicionar um novo projeto.
§ (2) – (ü) Gravar: Botão para guardar e adicionar projeto selecioando aos favoritos.
§ (3) – (X) Cancelar: Botão para cancelar a adição de novo projeto.
§ (4) – (!) Editar Projeto: Botão para editar o projeto.
§ (5) – (×) Eliminar Projeto: Botão que permite eliminar o projeto dos projetos favoritos.
Para adicionar um projeto:
Ø O utilizador seleciona a opção de Projetos no submenu;
Ø O utilizador seleciona a opção de adicionar um projeto (+);
Ø O utilizador seleciona um projeto na lista de projetos (A);
Ø O utilizador seleciona se pretende que o projeto seja default (B);
Ø O utilizador seleciona a opção de gravar (2).
O campo periodo permite selecionar o mês para registo de atividade ou visualizar registos anteriores.
Para selecionar o Periodo:
Ø O utilizador seleciona um mês na lista (1).
Para o registo de atividade selecionar a opção no menu principal “Atividade”.
Ilustração 5 – Interface de exemplo do registo de horas.
A interface de Registo de Atividade no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (1) – Adicionar Registo de Atividade: Botão que permite adicionar um registo de horas.
§ (2) – Gravar (ü): Botão que permite gravar o registo.
§ (3) – Cancelar(×): Botão para cancelar a alteração de uma registo.
§ (4) – Editar (!): Botão para editar um registo de horas já guardado.
§ (5) – Eliminar (X): Botão para eliminar um registo de horas já guardado.
§ (6) – Detalhes (,): Botão para adicionar/alterar detalhes de um registo de horas já registado.
§ (7) – Atualizar (q): Botão que permite atualizar dados da lista de atividade.
§ (8) – Importar por Excel: Botão que permite importar registo de atividade pelo ficheiro excel.
§ (A) – Selecionar Projeto: Lista de Projetos favoritos do utilizador (Projetos definidos como favoritos no separador de Projetos).
§ (B) – Número de Horas: Campo para introdução de horas.
3.3.1 Adicionar atividade
Para adicionar um registo de atividade:
Ø O utilizador seleciona a opção de apagar um registo (5);
Ø O utilizador seleciona um projeto (A);
Ø O utilizador seleciona a opção de gravar (2);
3.3.2 Alterar atividade
Para alterar um registo de atividade:
Ø O utilizador seleciona a opção de alterar um registo (4);
Ø O utilizador seleciona um projeto (A);
Ø O utilizador introduz o número de horas de atividade para o projeto selecionado (B);
Ø O utilizador seleciona a opção de gravar (2);
3.3.3 Apagar atividade
Para apagar um registo de atividade:
Ø O utilizador seleciona a opção de editar um registo (4);
Ø O utilizador seleciona “OK” na mensagem de confirmação de eliminação do registo.
3.3.4 Adicionar/Alterar detalhe do Registo de Atividade
Ilustração 6 – Interface de exemplo do registo de detalhes de uma atividade.
Para inserir/alterar um detalhe do registo de atividade:
Ø O utilizador seleciona a data de Início (C);
Ø O utilizador seleciona a data de Fim (D);
Ø O utilizador introduz as observações (E);
Ø O utilizador seleciona a opção “Guardar” (9).
3.3.5 Estorno de Horas
Para estornar horas de meses anteriores o utilizador seleciona a opção Estornar Horas (q).
Ilustração 7 – Interface de exemplo de estorno de horas.
A interface de estornar horas no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (10) – Estornar Horas: Botão para estornar horas de meses anteriores.
§ (F) – Projeto a Debitar: Lista de projetos para selecionar o projeto que as horas estornadas vão ser debitadas.
§ (G) – Horas a estornar: Número de horas do mês a estornar.
§ (11) – Guardar: Botão para guardar.
§ (12) – Cancelar: Botão para cancelar estorno.
Para estornar Horas:
Ø O utilizador seleciona a opção estornar horas (q);
Ø O utilizador seleciona o projeto a debitar (F);
Ø O utilizador seleciona o projeto a debitar (G);
Ø O utilizador seleciona a opção “Guardar” (11).
3.3.6 Relatórios Atividade
3.3.6.1 Relatório Atividade
Para efetuar relatórios de despesas o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Atividade no menu principal do HR Portal.
Ilustração 8 – Interface de exemplo de relatórios de atividade.
A interface de gerar relatórios de atividade no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (A) – Ano: Ano da atividade.
§ (B) – Colaborador: Colaborador da atividade.
§ (C) – Mês da atividade: Mês da atividade.
§ (D) – Projeto: Projeto da atividade.
§ (1) – Pesquisar: Botão para pesquisar.
§ (2) – Guardar Relatório (<): Botão para guardar relatório, opção de guardar/exportar em pdf, excel e word.
Para gerar relatório:
Ø O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de A a D);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).
Ø O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (2), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).
3.3.6.2 Relatório Inatividade
Para efetuar relatórios de despesas o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Atividade -> Inatividade no menu principal do HR Portal.
Ilustração 9 – Interface de exemplo de
relatórios de inatividade.
A interface de gerar relatórios de inatividade no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (A) – Ano: Ano da atividade.
§ (B) – Colaborador: Colaborador da atividade.
§ (C) – Mês da atividade: Mês da atividade.
§ (E) – Divisão: Lista de divisões.
§ (F) – Empresa: Lista de empresas.
§ (G) – Centro de Custo: Lista de divisões.
§ (1) – Pesquisar: Botão para pesquisar.
§ (2) – Guardar Relatório (<): Botão para guardar relatório, opção de guardar/exportar em pdf, excel e word.
Para gerar relatório:
Ø O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de A a C e de E a G);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).
Ø O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (2), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).
3.3.6.3 Relatório Chargeability
Para efetuar relatórios de despesas o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Atividade -> Chargeability no menu principal do HR Portal.
Para gerar o relatório:
Ø O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de A a C e de E a G);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).
Ø O utilizador seleciona a opção de guardar relatório (2), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).
Para a marcação/consulta de Férias deve selecionar a opção no menu principal “Férias”.
Ilustração 10 – Interface de exemplo da consulta de férias.
A interface de Gestão de Férias no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (A) – Colaborador: Colaborador a aplicar no filtro de pesquisa de férias.
§ (B) – Ano: Ano a aplicar no filtro de pesquisa de férias.
§ (1) – Dias Planeados: Número de dias Planeados e a correspondente cor azul. Os dias planeados representam dias selecionados a enviar para aprovação.
§ (2) – Dias Aprovados: Número de dias Aprovados e a correspondente cor verde. Os dias aprovados representam dias que já passaram pela aprovação da hierarquia.
§ (3) – Dias por Aprovar: Número de dias por Aprovar e a correspondente cor amarela. Os dias por Aprovar representam dias Planeados enviados para a hierarquia e pendentes da aprovação da mesma.
§ (4) – Dias Disponíveis: Número de dias disponíveis para o ano selecionado no filtro (B).
§ (5) – Dias Ano Anterior: Número de dias disponíveis para o ano anterior em relação ao selecionado no filtro (B).
§ (6) – Dias por Ano: Número de dias elegíveis para o ano selecionado no
filtro (B) para o colaborador selecionado no filtro (A).
4.1.1 Marcar Férias
Para efetuar a marcação de férias deve selecionar o ano pretendido e clicar nos dias que pretende marcar.
* Só é permitido marcar férias caso os dias do ano anterior e/ou dias disponíveis do ano corrente sejam superior a 0.
Ilustração 11 – Interface de exemplo da marcação de férias.
A interface de Marcação de Férias no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (A) – Dia Planeado: Se o colaborador possuir dias disponíveis, pode planeá-los pelo mapa. Uma vez que o colaborador tenha planeado no mínimo um dia, pode enviar o(s) dia(s) para aprovação clicando no botão (1).
§ (B) – Dia por Aprovar: Uma vez enviados para aprovação, os dias previamente planeados passam a pendentes de Aprovação (cor amarela). Estes dias não podem ser alterados, pelo que o colaborador deve esperar sempre pela aprovação da hierarquia.
§ (C) – Dia Aprovado: Caso o dia pendente de aprovação seja rejeitado, este torna-se disponível para o colaborador remarcar esse dia. Ao ser aprovado esse dia deixa de ser disponível e assume como dia marcado. Os dias aprovados podem ser cancelados caso haja necessidade para tal.
§ (D) – Fim-de-Semana: Os quadrados de cor cinzenta representam os fins-de-semana. Estes não podem ser selecionados.
§ (E) – Feriado: Os quadrados de cor cinzenta representados com um “F”, representam os feriados correspondentes ao ano em questão. Estes não podem ser selecionados.
§ (1) – Enviar para Aprovação: Botão de envio para aprovação. Este botão só se torna selecionável caso estejam planeados no mínimo um dia.
4.1.2 Cancelar Férias
Apenas é possível cancelar férias caso estas se encontrem aprovadas.
*Férias pendentes de aprovação não podem ser alteradas.
Ilustração 12 – Procedimento exemplo do cancelamento de férias.
§ (1) – Dia Aprovado: Dia aprovado representado com a cor verde.
§ (2) – Dia Aprovado a ser cancelado: Um dia que se encontre aprovado pode ser cancelado. Ao selecionar um dia aprovado para cancelamento, o botão (3) fica disponível para proceder com essa ação. O dia que previamente estava identificado com a cor verde passa a não ter cor, contudo não o torna disponível apenas é contabilizado como dia a cancelar.
§ (3) – Cancelar: O botão de cancelar procede com a ação de cancelamento do(s) dia(s) selecionados para tal. É necessário que esteja selecionado no mínimo um dia para que o botão fique disponível.
§ (4) – Enviar: Botão para enviar observações do porquê do cancelamento.
§ (5) – Cancelar: Botão para cancelar envio de cancelamento de férias.
§ (A) – Indicação de que o dia está selecionado para cancelamento.
§ (B) – Ao selecionar novamente o dia, este retorna ao seu estado de aprovado e deixa de se encontrar selecionado para cancelar.
§ (C) – No momento do cancelamento é necessário que seja sempre preenchida a janela de observações com o porquê dessa ação.
4.1.2.1 Cancelar dias anteriores à data atual
Para dias anteriores à data atual, os dias em questão necessitam de passar para aprovação da hierarquia.
*Uma vez enviados para aprovação do cancelamento, os dias previamente assinalados como aprovados passam a serem identificados como Dias por Aprovar.
*No caso de rejeição do cancelamento por parte da hierarquia, o(s) dia(s) em questão voltam ao estado de aprovado. Para estes dias não é possível um segundo pedido de cancelamento. Caso seja necessário efetuar o mesmo, a hierarquia deve abrir um ticket, para o departamento DRH na fila “Férias”.
4.1.2.2 Cancelar dias posteriores ou iguais à data atual
Dias posteriores ou iguais à data atual não necessitam de passar por aprovação de hierarquia, ficando automaticamente identificados como cancelados e consequentemente disponíveis para remarcação.
4.1.3 Aprovações Férias
Para aprovar férias o utilizador seleciona a opção Aprovações -> Férias no menu principal do HR Portal.
A listagem de aprovação de férias é apresentada consoante o estado do(s) dias(s), ou seja:
- Separador “Dias por Aprovar”: Dia(s) Pendente(s) Aprovação Superior.
- Separador “Dias Cancelados por Aprovar”: Dia(s) cancelados Pendentes Aprovação Superior.
- Separador “Aprovadas”: Dias(s) em estado Aprovadas.
- Separador “Rejeitadas”: Dias(s) em estado Recusadas.
Ilustração 13 – Interface Aprovações Férias
A interface de Aprovação de Férias no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (1) – Colaborador: Lista de colaboradores (que o utilizador tem permissão para visualizar), para o filtro de pesquisa.
§ (2) – Pesquisar: Botão para pesquisar férias segundo os filtros.
§ (3) – Limpar: Botão para limpar filtros de pesquisa.
§ (4) – Atualizar (q): Atualizar lista de férias.
§ (5) – Aprovar (ü): Botão para aprovar férias.
§ (6) – Rejeitar (×): Botão para rejeitar férias.
§ (7) – Enviar: Botão para enviar observações da aprovação.
§ (8) – Cancelar: Botão para cancelar aprovação de férias.
§ (A) – Colaborador: Número e nome do colaborador a quem pertence o(s) dia(s) de férias.
§ (B) – Data Inicial: Primeiro dia do bloco de férias (Ano/Mês/Dias).
§ (C) – Data Final: Último dia do bloco de férias (Ano/Mês/Dia).
§ (D) – Dias: Número de dias correspondente ao bloco de férias desde a data (B) à (C). Não são contabilizados feriados ou fins-de-semana.
§ (E) – Dias Disponiveis: Dias disponíveis para o colaborador em questão.
§ (F) – Dias Usados: Número de dias Usados. Para que um dia seja assinalado como usado, este deve encontrar-se no estado de Aprovado e ser inferior à data atual.
§ (U) – Observação: Campo para inserir observação.
4.1.3.1 Pesquisar Férias
Para Pesquisar Férias:
Ø O utilizador seleciona o filtro de pesquisa (1);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (2).
4.1.3.2 Aprovar Férias
Para aprovar Férias:
Ø O utilizador seleciona o bloco de férias que pretende aprovar na lista de férias nos separadores “Dias por Aprovar” ou “Dias Cancelados por Aprovar”;
Ø O utilizador seleciona a opção Aprovar (5);
Ø O utilizador preenche uma observação de aprovação (não obrigatório) (U);
Ø O utilizador seleciona a opção “Enviar” (7).
4.1.3.3 Rejeitar Férias
Para recusar Férias:
Ø O utilizador seleciona o bloco de férias que pretende recusar na lista de férias nos separadores “Dias por Aprovar” ou “Dias Cancelados por Aprovar”;
Ø O utilizador seleciona a opção “Rejeitar” (6);
Ø O utilizador preenche uma observação de aprovação (obrigatório) (U);
Ø O utilizador seleciona a opção “Enviar” (7).
4.1.4 Relatório de Férias
Este relatório destina-se essencialmente ao colaborador, para impressão da listagem das suas férias.
Para efetuar relatórios de férias o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Férias -> Relatório de Férias no menu principal do HR Portal.
Ilustração 14 – Interface Relatórios Férias
A interface de gerar relatórios de despesas no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (A) – Ano: Ano das férias.
§ (B) – Colaborador: Filtro de colaborador das férias.
§ (C) – Estado das Férias: Filtro de estados das férias.
§ (D) – Tipo de Férias: Filtro de tipos das férias.
§ (1) – Pesquisar: Botão de Pesquisar para gerar relatório de férias.
§ (2) – Limpar: Botão para limpar filtros de pesquisa.
§ (3) – (>): Botão para visualizar página seguinte.
§ (4) – Guardar: Botão para guardar/exportar relatório (.pdf, .excel, .word).
Para gerar relatório:
Ø O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de A a D);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).
Ø O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (4), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).
4.1.5 Mapa de Férias
Este mapa gerado em excel destina-se essencialmente ao colaborador, para consulta da listagem das suas férias e caso se aplique, a listagem de férias dos inferiores hierárquicos.
Para gerar o mapa de férias o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Férias -> Mapa de Férias no menu principal do HR Portal.
*Este
mapa é gerado apenas para o ano atual.
Ilustração 15 – Interface Mapa de Férias
A interface de gerar mapa de férias em excel a partir do HR Portal possui as seguintes opções:
§ (1) – Dias Aprovados: Cor correspondente aos dias aprovados do colaborador (2).
§ (2) – Colaborador: Coluna com o nome do colaborador.
§ (3) – Área: Coluna com a área respectiva.
§ (4) – Dias Ano Anterior: Coluna com número de dias disponíveis correspondetes ao ano anterior.
§ (5) – Dias por Ano: Coluna com o número de dias elegíveis para o ano atual.
§ (6) – Dias Disponiveis: Coluna com o número de dias disponíveis para o ano atual.
§ (7) – Dias por Aprovar: Cor correspondente aos dias pendentes de aprovação do colaborador (2). Esta cor mantém-se para todos os colaboradores.
§ (A) – 1º Semestre: Separador com o mapa de férias relativos ao primeiro semestre do ano.
§ (B) – 2º Semestre: Separador com o mapa de férias relativos ao segundo semestre do ano.
Para o registo/consulta de Despesas deve selecionar a opção no menu principal “Despesas”.
A listagem das Despesas é apresentada consoante o estado da Despesa, ou seja:
- Separador “Em Aprovação / Rascunho”: Despesas em estado Rascunho, Pendente Aprovação Superior e Pendente Validação Contabilidade.
- Separador “Aprovadas”: Despesas em estado Aprovada/Integrada.
- Separador “Recusadas”: Despesas em estado Recusadas.
Ilustração 16 – Interface de exemplo do registo de horas.
A interface de Gestão de Despesas no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (A) – Data de Despesas: Data de inicio e data de fim a aplicar no filtro de pesquisa.
§ (B) – Colaborador: Colaborador a aplicar no filtro de pesquisa de despesas.
§ (C) – Tipo de Despesas: Tipo de Despesas a aplicar no filtro de pesquisa das despesas.
§ (D) – Capa de Projeto: Capa de projeto a aplicar no filtro de pesquisa das despesas.
§ (1) – Pesquisar: Botão que permite pesquisar as despesas em contexto com os filtros selecionados.
§ (2) – Limpar: Botão que permite limpar os filtros de pesquisa, assumindo os valores de “Qualquer” no tipo de despesa e capa de projeto, as datas de despesas ficam a vazio e o colaborador.
§ (3) – Adicionar Despesa (+): Botão que permite adicionar abrir ecrã de adicionar uma despesa.
§ (4) – Enviar Despesa para Aprovação(ü): Botão que permite enviar despesa para aprovação superior.
§ (5) – Alterar Despesa (!): Botão que permite alterar despesa.
§ (6) – Eliminar Despesa (×): Botão que permite eliminar uma despesa.
5.1.1 Pesquisar Despesas
Para Pesquisar Despesas:
Ø O utilizador seleciona os filtros de pesquisa (A) a (D);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).
5.1.2 Adicionar Despesa
Para adicionar despesas o utilizador seleciona a opção Adicionar Despesa (+) (3).
* O colaborador tem permissões para registar as suas despesas e de colaboradores dos quais é chefia dos mesmos.
Ilustração 17 – Interface de exemplo do registo de despesas.
A interface de adicionar despesas no HR Portal possui os seguintes campos de preenchimento e opções comuns a todos os tipos de despesa:
§ (E) – Tipo de Despesas: Data de inicio e data de fim a aplicar no filtro de pesquisa.
§ (F) – Colaborador: Colaborador a aplicar no filtro de pesquisa de despesas.
§ (G) – Capa de Projeto: Lista de Projetos (projetos definidos como favoritos nos projetos).
§ (H) – Data de Despesa: Data da Despesa.
§ (I) – País: País da fatura da despesa.
§ (J) – Taxa de Câmbio: Taxa de câmbio aplicável ao valor da despesa.
§ (K) – Valor: Valor da despesa na moeda do país.
§ (L) – Moeda: Moeda do país.
§ Valor Moeda Local: Conversão do valor para o valor da moeda local consoante o câmbio inserido.
§ (M) – Nº Doc: Número do documento físico, ou seja, número de fatura da despesa.
§ (N) – Observações: Observações da despesa.
Para cada tipo de despesas existem campos de preenchimento obrigatórios diferentes que vão ser exemplificados nos pontos a seguir.
5.1.2.1 Tipo de Despesa -> Manutenção de Viaturas
Para este tipo de despesa o campo obrigatório para além dos comuns a todos os tipos, o utilizador terá de preencher o campo “Matrícula”.
Ilustração 18 – Matrícula
5.1.2.2 Tipo de Despesa -> Refeições Cliente
Para este tipo de despesa o campo obrigatório para além dos comuns a todos os tipos, o utilizador terá de preencher o campo obrigatóriamente as observações.
5.1.2.3 Tipo de Despesa -> Refeições Internas
Para este tipo de despesa os campos obrigatórios, para além dos comuns a todos os tipos, são os campos “Local Origem” e “Local Destino”, preferêncialmente poderá preencher os colaboradores internos.
Ilustração 19 – Campos tipo de Despesa = Refeições
5.1.2.4 Tipos de Despesa -> Viagens, Per Diem, Hotel, Aluguer de Viaturas
Para estes tipos de despesa os campos obrigatórios para além dos comuns a todos os tipos, são os campos “Local Origem”, “Local Destino”.
Ilustração 20 – Locais de Origem e Destino
5.1.2.5 Tipo de Despesa -> Quilómetros
Para este tipo de despesa os campos obrigatórios para além dos comuns a todos os tipos, são os campos “Local Origem”, “Local Destino”, “Kms” e “Matrícula”.
Ilustração 21 – Locais de Origem e Destino
Para adicionar uma despesa:
Ø O utilizador seleciona a opção de adicionar despesa (+) (3);
Ø O utilizador preenche os campos da despesa (de (E) a (N));
Ø O utilizador preenche os campos obrigatórios do tipo de despesa selecionado;
Ø O utilizador seleciona a opção “Guardar” (7).
*Neste tipo de despesa, o valor da despesa é calculado automáticamente, ou seja, é calculado pelo número de quilómetros que o utilizador inserir. O valor utilizador é 0,36€ / Km.
*Os restantes tipos de despesa apenas têm os campos obrigatórios de preenchimento comuns a todos os tipos de despesa.
5.1.3 Enviar Despesa para Aprovação
Para enviar uma despesa para aprovação:
Ø O utilizador seleciona a opção de alterar despesa (ü) (4);
Ø O utilizador seleciona “Ok” na mensagem de confirmação de envio para aprovação superior.
* Apenas é possivel enviar para aprovação despesas em estado “Rascunho”.
5.1.4 Alterar Despesa
Para alterar uma despesa:
Ø O utilizador seleciona a opção de alterar despesa (!) (5);
Ø O utilizador preenche/altera os campos da despesa (de (E) a (N));
Ø O utilizador preenche/altera os campos obrigatórios do tipo de despesa selecionado;
Ø O utilizador seleciona a opção “Guardar” (7).
* Ao alterar uma despesa com estado diferente de Rascunho, após alteração a despesa volta ao estado de Rascunho.
* Ao alterar uma despesa em estado de Recusada, a despesa assume o estado de Rascunho.
* Ao alterar uma despesa em estado de Pendente de Aprovação, a despesa volta ao estado de Rascunho e a aprovação é eliminada.
5.1.5 Eliminar Despesa
Para eliminar uma despesa:
Ø O utilizador seleciona a opção de alterar despesa (X) (6);
Ø O utilizador seleciona “Ok” na mensagem de confirmação de eliminação de despesa.
*Ao eliminar uma despesa com estado Pendente de Aprovação, a aprovação da mesma é eliminada.
5.1.6 Aprovações Despesas
Para aprovar despesas o utilizador seleciona a opção Aprovações -> Despesas no menu principal do HR Portal.
Ilustração 22 – Interface Aprovações Despesas
A interface de Aprovação de Despesas no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (O) – Colaborador: Lista de colaboradores (que o utilizador tem permissão para visualizar), para o filtro de pesquisa.
§ (P) – Data das Despesas: Data de Início e data de fim a aplicar no filtro de pesquisa de despesa.
§ (Q) – Valor: Intervalo de valor a utilizador no filtro de pesquisa de despesas.
§ (R) – Capa de Projeto: Listagem de capas de projeto, para filtro de pesquisa de despesas.
§ (S) – Tipo de Despesa: Listagem dos tipos de despesa.
§ (9) – Pesquisar: Botão para pesquisar despesas segundo os filtros.
§ (10) – Limpar: Botão para limpar filtros de pesquisa.
§ (11) – Atualizar (q): Atualizar lista de despesas.
§ (T) – þ : Selecionar/Desselecionar despesas.
§ (12) – Aprovar: Botão para aprovar despesas.
§ (13) – Rejeitar: Botão para rejeitar despesas.
§ (U) – Observação: Campo para inserir observação.
§ (14) – Enviar: Botão para enviar observações da aprovação.
§ (15) – Cancelar: Botão para cancelar envio de aprovação de despesas.
A seguinte ilustração explica como é efetuado o processo de reencaminhamento de despesas para aprovação no sistema.
Ao enviar a despesa para aprovação:
1º- O sistema irá validar se projeto da despesa tem gestor de projeto associado.
- Caso exista gestor de projeto, a aprovação da despesa é reencaminhada para o gestor de projeto.
- Em caso de não existir gestor de projeto:
2º- O sistema irá validar se existe director de unidade do projeto da respectiva despesa.
- Caso exista director de unidade, a aprovação da despesa é reencaminhada para o diretor de unidade.
Em caso de não existir diretor de unidade:
3º- O sistema irá reencaminhar a aprovação para o diretor de divisão.
- Em caso da despesa pertencer ao diretor de unidade, a despesa é reencaminhada para aprovação do administrador.
- Em caso da despesa pertencer ao administrador, a despesa é reencaminhada para aprovação do CEO.
4º- Após aprovação por parte do superior hierárquico/gestor, a despesa é reencaminhada para aprovação da contabilidade.
- Em caso de aprovação por parte da contabilidade, a despesa fica em estado aprovada.
- Em caso de rejeição por parte da contabilidade, a despesas fica em estado recusada.
5.1.6.1 Pesquisar Despesas
Para Pesquisar Despesas:
Ø O utilizador seleciona os filtros de pesquisa (O) a (S);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (9).
5.1.6.2 Aprovar Despesas
Para aprovar Despesas:
Ø O utilizador seleciona as despesas (þ) (T) que pretende aprovar na lista de despesas;
Ø O utilizador seleciona a opção Aprovar (12);
Ø O utilizador preenche uma observação de aprovação (não obrigatório) (U);
Ø O utilizador seleciona a opção “Enviar” (14).
5.1.6.3 Recusar Despesas
Para recusar Despesas:
Ø O utilizador seleciona as despesas (þ) (T) que pretende rejeitar na lista de despesas;
Ø O utilizador seleciona a opção “Rejeitar” (13);
Ø O utilizador preenche uma observação de aprovação (obrigatório) (U);
Ø O utilizador seleciona a opção “Enviar” (14).
5.1.7 Relatórios de despesas
Para efetuar relatórios de despesas o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Despesas no menu principal do HR Portal.
Existem vários tipos de relatórios, relatórios de despesas para impressão do colaborador e relatórios de consulta, por colaborador ou por projeto.
Os filtros de pesquisa são iguais nos vários tipos de relatórios.
* Permissões de visualização de relatórios:
O colaborador apenas visualiza as suas despesas e de colaboradores aos quais seja sua chefia.
O colaborador com perfil contabilidade visualiza todas as despesas de todos os colaboradores.
5.1.7.1 Relatórios de despesas (para Impressão)
Este relatório destina-se essencialmente ao colaborador, para impressão da listagem das suas despesas e entregar devidamente assinado, juntamente com os respectivos comprovativos.
Para efetuar relatórios de despesas de projetos o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Despesas -> Relatório de Despesas (para impressão) no menu principal do HR Portal.
Ilustração 23 – Interface Relatórios Despesas (para impressão).
A interface de gerar relatórios de despesas no HR Portal possui os seguintes opções:
§ (V) – Ano: Ano da(s) despesa(s)
§ (X) – Colaborador: Filtro de colaborador da despesa.
§ (W) – Tipo de Despesa: Filtro de tipos de despesa.
§ (Y) – Mês: Mês da despesa.
§ (Z) – Centro de Custo: Filtro de centro de custo da despesa.
§ (I) – Estado: Filtro de estados das despesas.
§ (II) – Projeto: Filtro de projeto.
§ (III) – Divisão: Filtro de divisão da despesa.
§ (IV) – Empresa: Filtro de empresa do projeto da despesa.
§ (16) – Pesquisar: Botão de Pesquisar para gerar relatório de despesas.
§ (17) – Limpar: Botão para limpar filtros de pesquisa.
§ (18) – Guardar: Botão para guardar/exportar relatório (.pdf, .excel, .word).
§ (19) – Imprimir: Botão para imprimir relatório.
§ (20) – (>): Botão para visualizar página seguinte.
Para gerar relatório:
Ø O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de V a IV);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (16).
Ø O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (18), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).
5.1.7.2 Relatórios de despesas por colaborador (para consulta)
Para obter relatórios de despesas por colaborador o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Despesas -> Relatório de despesas por colaborador ( para consulta) no menu principal do HR Portal.
Ilustração 24 – Interface Relatórios Despesas por Colaborador (para consulta).
A interface de gerar relatórios de despesas no HR Portal possui as mesmas opções que o relatório anterior.
Para gerar relatório:
Ø O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de V a IV);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (16).
Ø O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (18), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).
5.1.7.3 Relatórios de despesas por projeto (para consulta)
Para obter relatórios de despesas por colaborador o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Despesas -> Relatório de despesas por projeto ( para consulta) no menu principal do HR Portal.
Ilustração 25 – Interface Relatórios Despesas por projeto (para consulta).
A interface de gerar relatórios de despesas no HR Portal possui as mesmas opções que o relatório anterior.
Para gerar relatório:
Ø O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de V a IV);
Ø O utilizador seleciona a opção Pesquisar (16).
Ø O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (18), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).