1 Considerações de Utilização

Existem algumas considerações para a utilizador utilizar o sistema HR Portal:

- Possuir acesso a internet.

- No browser o Jquery tem de estar ativo.

- Ter conta para efetuar login no sistema.

Algumas considerações a reter nas funcionalidades do HR Portal:

- Atividade:

o Os projetos presentes na lista de projetos no ecrã de registo de atividade são os projetos definidos como favoritos no separador Projetos.

o O estorno de horas só pode ser efetuado a horas de meses anteriores ao atual.

- Despesas:

o A criação de despesas apenas só pode ser efetuada pelo próprio colaborador ou pelo seu superior hierárquico.

2 Autenticação

2.1 LogOn

O acesso ao HR Portal é efetuado através da autenticação do utilizador, ou através do LogOn automático, que se processa diretamente pela sessão iniciada no windows do computador.

Ilustração 1 – Interface de LogOn no HR Portal.

A interface de Logon possui os seguintes campos de preenchimento/seleção:

- (A) - Nome de Utilizador/User Name: Nome de utilizador.

- (B) - Password: Palavra chave do utilizador.

- (C) – Lembrar-me: Campo de seleção para guardar dados de autenticação.

- (2) - Log On: Botão para efetuar o logon no sistema.

Para se proceder à autenticação:

- O utilizador seleciona a opção “Logon” (1).

-  O utilizador preenche o username, Utilizador  (A), e Password (B) correspondente.

-  Se pretender que fiquem guardados os dados de autenticação seleciona [ü] Lembrar Password (C).

- O utilizador seleciona a opção “Log On” (2).

A seguinte ilustração demonstra as mensagens de erro ao efetuar logon no sistema, caso os dados preenchidos pelo utilizador não estejam corretos.

Ilustração 2 – Interface de logon no HR Portal, caso de erro no logOn.

2.2 Logout

Para o utilizador “sair” do HR Portal, ou seja, efetuar Logout no sistema,  deve selecionar a opção “Logout” no canto superior direito da página do sistema (3).

Ilustração 3 – Interface de exemplo para efetuar Logout no HR Portal.

3 Atividade

3.1 Projetos

3.1.1 Adicionar Projetos

Para se proceder à opção de adicionar projetos a favoritos, o utilizador seleciona no menu principal “Atividade”.

Ilustração 4 – Interface de exemplo de adicionar um projeto aos projetos favoritos no registo de atividade.

A interface de adicionar um projeto aos projetos favoritos possui os seguintes campos de preenchimento/seleção:

- (A) – Pesquiar/Selecionar Projeto: Campo de seleção do projeto.

- (B) – Default : Campo de seleção para definir se projeto é o projeto default.

- (1) – (+) Adicionar Projeto: Botão para adicionar um novo projeto.

- (2) – (ü) Gravar: Botão para guardar e adicionar projeto selecioando aos favoritos.

- (3) – (X) Cancelar: Botão para cancelar a adição de novo projeto.

- (4) – (!) Editar Projeto: Botão para editar o projeto.

- (5) – (×) Eliminar Projeto: Botão que permite eliminar o projeto dos projetos favoritos.

Para adicionar um projeto:

- O utilizador seleciona a opção de Projetos no submenu;

- O utilizador seleciona a opção de adicionar um projeto (+);

- O utilizador seleciona um projeto na lista de projetos (A);

- O utilizador seleciona se pretende que o projeto seja default (B);

- O utilizador seleciona a opção de gravar (2).

3.2  Periodo

O campo periodo permite selecionar o mês para registo de atividade ou visualizar registos anteriores.

Para selecionar o Periodo:

- O utilizador seleciona um mês na lista (1).

3.3 Registo de Atividade

Para o registo de atividade selecionar a opção no menu principal “Atividade”.

Ilustração 5 – Interface de exemplo do registo de horas.

A interface de Registo de Atividade no HR Portal possui os seguintes opções:

- (1) – Adicionar Registo de Atividade:  Botão que permite adicionar um registo de horas.

- (2) – Gravar (ü): Botão que permite gravar o registo.

- (3) – Cancelar(×): Botão para cancelar a alteração de uma registo.

- (4) – Editar (!): Botão para editar um registo de horas já guardado.

- (5) – Eliminar (X): Botão para eliminar um registo de horas já guardado.

- (6) – Detalhes (,): Botão para adicionar/alterar detalhes de um registo de horas já registado.

- (7) – Atualizar (q): Botão que permite atualizar dados da lista de atividade.

- (8) – Importar por Excel: Botão que permite importar registo de atividade pelo ficheiro excel.

- (A) – Selecionar Projeto: Lista de Projetos favoritos do utilizador (Projetos definidos como favoritos no separador de Projetos).

- (B) – Número de Horas: Campo para introdução de horas.

3.3.1 Adicionar atividade

Para adicionar um registo de atividade:

- O utilizador seleciona a opção de apagar um registo (5);

- O utilizador seleciona um projeto (A);

- O utilizador seleciona a opção de gravar (2);

3.3.2 Alterar atividade

Para alterar um registo de atividade:

- O utilizador seleciona a opção de alterar um registo (4);

- O utilizador seleciona um projeto (A);

- O utilizador introduz o número de horas de atividade para o projeto selecionado (B);

- O utilizador seleciona a opção de gravar (2);

3.3.3 Apagar atividade

Para apagar um registo de atividade:

- O utilizador seleciona a opção de editar um registo (4);

- O utilizador seleciona “OK” na mensagem de confirmação de eliminação do registo.

3.3.4 Adicionar/Alterar detalhe do Registo de Atividade

Ilustração 4 – Interface de exemplo do registo de detalhes de uma atividade.

Para inserir/alterar um detalhe do registo de atividade:

- O utilizador seleciona a data de Início (C);

- O utilizador seleciona a data de Fim (D);

-  O utilizador introduz as observações (E);

- O utilizador seleciona a opção “Guardar” (9).

3.3.5 Estorno de Horas

Para estornar horas de meses anteriores o utilizador seleciona a opção Estornar Horas (q).

Ilustração 7 – Interface de exemplo de estorno de horas.

A interface de estornar horas no HR Portal possui os seguintes opções:

- (10) – Estornar Horas: Botão para estornar horas de meses anteriores.

- (F) – Projeto a Debitar: Lista de projetos para selecionar o projeto que as horas estornadas vão ser debitadas.

- (G) – Horas a estornar:  Número de horas do mês a estornar.

- (11) – Guardar: Botão para guardar.

- (12) – Cancelar: Botão para cancelar estorno.

Para estornar Horas:

- O utilizador seleciona a opção estornar horas (q);

- O utilizador seleciona o projeto a debitar (F);

- O utilizador seleciona o projeto a debitar (G);

- O utilizador seleciona a opção “Guardar” (11).

3.3.6 Relatórios Atividade

3.3.6.1 Relatório Atividade

Para efetuar relatórios de despesas o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Atividade no menu principal do HR Portal.

Ilustração 8 – Interface de exemplo de relatórios de atividade.

A interface de gerar relatórios de atividade no HR Portal possui os seguintes opções:

- (A) – Ano: Ano da atividade.

- (B) – Colaborador:Colaborador da atividade.

- (C) – Mês da atividade: Mês da atividade.

- (D) – Projeto: Projeto da atividade.

- (1) – Pesquisar: Botão para pesquisar.

- (2) – Guardar Relatório (<): Botão para guardar relatório, opção de guardar/exportar em pdf, excel e word.

Para gerar relatório:

- O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de A a D);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).

- O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (2), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).

3.3.6.2 Relatório Inatividade

Para efetuar relatórios de despesas o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Atividade -> Inatividade no menu principal do HR Portal.

 Ilustração 5 – Interface de exemplo de relatórios de inatividade.

A interface de gerar relatórios de inatividade no HR Portal possui os seguintes opções:

- (A) – Ano: Ano da atividade.

- (B) – Colaborador:Colaborador da atividade.

- (C) – Mês da atividade: Mês da atividade.

- (E) – Divisão: Lista de divisões.

- (F) – Empresa: Lista de empresas.

- (G) – Centro de Custo:Lista de divisões.

- (1) – Pesquisar: Botão para pesquisar.

- (2) – Guardar Relatório (<): Botão para guardar relatório, opção de guardar/exportar em pdf, excel e word.

Para gerar relatório:

- O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de A a C e de E a G);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).

- O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (2), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).

3.3.6.3 Relatório Chargeability

Para efetuar relatórios de despesas o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Atividade -> Chargeability no menu principal do HR Portal.

Para gerar o relatório:

- O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de A a C e de E a G);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).

- O utilizador seleciona a opção de guardar relatório (2), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).

4 Férias

Para a marcação/consulta de Férias deve selecionar a opção no menu principal “Férias”.

Ilustração 10 – Interface de exemplo da consulta de férias.

A interface de Gestão de Férias no HR Portal possui os seguintes opções:

- (A) – Colaborador: Colaborador a aplicar no filtro de pesquisa de férias.

- (B) – Ano: Ano a aplicar no filtro de pesquisa de férias.

- (1) – Dias Planeados: Número de dias Planeados e a correspondente cor azul. Os diasplaneados representam dias selecionados a enviar para aprovação.

- (2) – Dias Aprovados: Número de dias Aprovados e a correspondente cor verde. Osdias aprovados representam dias que já passaram pela aprovação da hierarquia.

- (3) – Dias por Aprovar: Número de dias por Aprovar e a correspondente cor amarela.Os dias por Aprovar representam dias Planeados enviados para a hierarquia ependentes da aprovação da mesma.

- (4) – Dias Disponíveis: Número de dias disponíveis para o ano selecionado no filtro (B).

- (5) – Dias Ano Anterior: Número de dias disponíveis para o ano anterior em relaçãoao selecionado no filtro (B).

- (6) – Dias por Ano: Número de dias elegíveis para o ano selecionado nofiltro (B) para o colaborador selecionado no filtro (A).

4.1.1 Marcar Férias

Para efetuar a marcação de férias deve selecionar o ano pretendido e clicar nos dias quepretende marcar.

* Só é permitido marcar férias caso os dias do ano anterior e/ou dias disponíveis do anocorrente sejam superior a 0.

Ilustração 11 – Interface de exemplo da marcação de férias.

A interface de Marcação de Férias no HR Portal possui os seguintes opções:

- (A) – Dia Planeado: Se o colaborador possuir dias disponíveis, pode planeá-los pelomapa. Uma vez que o colaborador tenha planeado no mínimo um dia, podeenviar o(s) dia(s) para aprovação clicando no botão (1).

- (B) – Dia por Aprovar: Uma vez enviados para aprovação, os dias previamenteplaneados passam a pendentes de Aprovação (cor amarela). Estes dias nãopodem ser alterados, pelo que o colaborador deve esperar sempre pelaaprovação da hierarquia.

- (C) – Dia Aprovado: Caso o dia pendente de aprovação seja rejeitado, este torna-sedisponível para o colaborador remarcar esse dia. Ao ser aprovado esse dia deixade ser disponível e assume como dia marcado. Os dias aprovados podem sercancelados caso haja necessidade para tal.

- (D) – Fim-de-Semana: Os quadrados de cor cinzenta representam os fins-de-semana.Estes não podem ser selecionados.

- (E) – Feriado: Os quadrados de cor cinzenta representados com um “F”, representamos feriados correspondentes ao ano em questão. Estes não podem serselecionados.

- (1) – Enviar para Aprovação: Botão de envio para aprovação. Este botão só se tornaselecionável caso estejam planeados no mínimo um dia.

4.1.2 Cancelar Férias

Apenas é possível cancelar férias caso estas se encontrem aprovadas.

*Férias pendentes de aprovação não podem ser alteradas.

Ilustração 12 – Procedimento exemplo do cancelamento de férias.

- (1) – Dia Aprovado: Dia aprovado representado com a cor verde.

- (2) – Dia Aprovado a ser cancelado: Um dia que se encontre aprovado pode sercancelado. Ao selecionar um dia aprovado para cancelamento, o botão (3) ficadisponível para proceder com essa ação. O dia que previamente estavaidentificado com a cor verde passa a não ter cor, contudo não o torna disponívelapenas é contabilizado como dia a cancelar.

- (3) – Cancelar: O botão de cancelar procede com a ação de cancelamento do(s)dia(s) selecionados para tal. É necessário que esteja selecionado no mínimo um diapara que o botão fique disponível.

- (4) – Enviar: Botão para enviar observações do porquê do cancelamento.

- (5) – Cancelar: Botão para cancelar envio de cancelamento de férias.

- (A) – Indicação de que o dia está selecionado para cancelamento.

- (B) – Ao selecionar novamente o dia, este retorna ao seu estado de aprovado edeixa de se encontrar selecionado para cancelar.

- (C) – No momento do cancelamento é necessário que seja sempre preenchida ajanela de observações com o porquê dessa ação.

4.1.2.1 Cancelar dias anteriores à data atual

Para dias anteriores à data atual, os dias em questão necessitam de passar paraaprovação da hierarquia.

*Uma vez enviados para aprovação do cancelamento, os dias previamente assinaladoscomo aprovados passam a serem identificados como Dias por Aprovar.

*No caso de rejeição do cancelamento por parte da hierarquia, o(s) dia(s) em questãovoltam ao estado de aprovado. Para estes dias não é possível um segundo pedido decancelamento. Caso seja necessário efetuar o mesmo, a hierarquia deve abrir um ticket,para o departamento DRH na fila “Férias”.

4.1.2.2 Cancelar dias posteriores ou iguais à data atual

Dias posteriores ou iguais à data atual não necessitam de passar por aprovação dehierarquia, ficando automaticamente identificados como cancelados econsequentemente disponíveis para remarcação.

4.1.3 Aprovações Férias

Para aprovar férias o utilizador seleciona a opção Aprovações -> Férias no menu principaldo HR Portal.

A listagem de aprovação de férias é apresentada consoante o estado do(s) dias(s), ouseja:

- Separador “Dias por Aprovar”: Dia(s) Pendente(s) Aprovação Superior.

- Separador “Dias Cancelados por Aprovar”: Dia(s) cancelados PendentesAprovação Superior.

- Separador “Aprovadas”: Dias(s) em estado Aprovadas.

- Separador “Rejeitadas”: Dias(s) em estado Recusadas.

Ilustração 13 – Interface Aprovações Férias

A interface de Aprovação de Férias no HR Portal possui os seguintes opções:

- (1) – Colaborador: Lista de colaboradores (que o utilizador tem permissão paravisualizar), para o filtro de pesquisa.

- (2) – Pesquisar: Botão para pesquisar férias segundo os filtros.

- (3) – Limpar: Botão para limpar filtros de pesquisa.

- (4) – Atualizar (q): Atualizar lista de férias.

- (5) – Aprovar (ü): Botão para aprovar férias.

- (6) – Rejeitar (×): Botão para rejeitar férias.

- (7) – Enviar: Botão para enviar observações da aprovação.

- (8) – Cancelar: Botão para cancelar aprovação de férias.

- (A) – Colaborador: Número e nome do colaborador a quem pertence o(s) dia(s) deférias.

- (B) – Data Inicial: Primeiro dia do bloco de férias (Ano/Mês/Dias).

- (C) – Data Final: Último dia do bloco de férias (Ano/Mês/Dia).

- (D) – Dias: Número de dias correspondente ao bloco de férias desde a data (B) à (C).Não são contabilizados feriados ou fins-de-semana.

- (E) – Dias Disponiveis: Dias disponíveis para o colaborador em questão.

- (F) – Dias Usados: Número de dias Usados. Para que um dia seja assinalado comousado, este deve encontrar-se no estado de Aprovado e ser inferior à data atual.

- (U) – Observação: Campo para inserir observação.

4.1.3.1 Pesquisar Férias

Para Pesquisar Férias:

- O utilizador seleciona o filtro de pesquisa (1);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (2).

4.1.3.2 Aprovar Férias

Para aprovar Férias:

- O utilizador seleciona o bloco de férias que pretende aprovar na lista de férias nosseparadores “Dias por Aprovar” ou “Dias Cancelados por Aprovar”;

- O utilizador seleciona a opção Aprovar (5);

- O utilizador preenche uma observação de aprovação (não obrigatório) (U);

- O utilizador seleciona a opção “Enviar” (7).

4.1.3.3 Rejeitar Férias

Para recusar Férias:

- O utilizador seleciona o bloco de férias que pretende recusar na lista de férias nosseparadores “Dias por Aprovar” ou “Dias Cancelados por Aprovar”;

- O utilizador seleciona a opção “Rejeitar” (6);

- O utilizador preenche uma observação de aprovação (obrigatório) (U);

- O utilizador seleciona a opção “Enviar” (7).

4.1.4 Relatório de Férias

Este relatório destina-se essencialmente ao colaborador, para impressão da listagem dassuas férias.

Para efetuar relatórios de férias o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Férias ->Relatório de Férias no menu principal do HR Portal.

Ilustração 14 – Interface Relatórios Férias

A interface de gerar relatórios de despesas no HR Portal possui os seguintes opções:

- (A) – Ano: Ano das férias.

- (B) – Colaborador: Filtro de colaborador das férias.

- (C) – Estado das Férias: Filtro de estados das férias.

- (D) – Tipo de Férias: Filtro de tipos das férias.

- (1) – Pesquisar: Botão de Pesquisar para gerar relatório de férias.

- (2) – Limpar: Botão para limpar filtros de pesquisa.

- (3) – (>): Botão para visualizar página seguinte.

- (4) – Guardar: Botão para guardar/exportar relatório (.pdf, .excel, .word).

Para gerar relatório:

- O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de A a D);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).

- O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (4), escolhendo o tipo deficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).

4.1.5 Mapa de Férias

Este mapa gerado em excel destina-se essencialmente ao colaborador, para consulta dalistagem das suas férias e caso se aplique, a listagem de férias dos inferiores hierárquicos.

Para gerar o mapa de férias o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Férias -> Mapa deFérias no menu principal do HR Portal.

*Este mapa é gerado apenas para o ano atual.

Ilustração 15 – Interface Mapa de Férias

A interface de gerar mapa de férias em excel a partir do HR Portal possui as seguintesopções:

- (1) – Dias Aprovados: Cor correspondente aos dias aprovados do colaborador (2).

- (2) – Colaborador: Coluna com o nome do colaborador.

- (3) – Área: Coluna com a área respectiva.

- (4) – Dias Ano Anterior: Coluna com número de dias disponíveis correspondetes aoano anterior.

- (5) – Dias por Ano: Coluna com o número de dias elegíveis para o ano atual.

- (6) – Dias Disponiveis: Coluna com o número de dias disponíveis para o ano atual.

- (7) – Dias por Aprovar: Cor correspondente aos dias pendentes de aprovação docolaborador (2). Esta cor mantém-se para todos os colaboradores.

- (A) – 1º Semestre: Separador com o mapa de férias relativos ao primeiro semestre doano.

- (B) – 2º Semestre: Separador com o mapa de férias relativos ao segundo semestre doano.

5 Despesas

Para o registo/consulta de Despesas deve selecionar a opção no menu principal “Despesas”.

A listagem das Despesas é apresentada consoante o estado da Despesa, ou seja:

            - Separador “Em Aprovação / Rascunho”: Despesas em estado Rascunho, Pendente Aprovação Superior e Pendente Validação Contabilidade.

            - Separador “Aprovadas”: Despesas em estado Aprovada/Integrada.

            - Separador “Recusadas”: Despesas em estado Recusadas.

Ilustração 16 – Interface de exemplo do registo de horas.

A interface de Gestão de Despesas no HR Portal possui os seguintes opções:

- (A) – Data de Despesas:  Data de inicio e data de fim a aplicar no filtro de pesquisa.

- (B) – Colaborador:  Colaborador a aplicar no filtro de pesquisa de despesas.

- (C) – Tipo de Despesas:  Tipo de Despesas a aplicar no filtro de pesquisa das despesas.

- (D) – Capa de Projeto:  Capa de projeto a aplicar no filtro de pesquisa das despesas.

- (1) – Pesquisar: Botão que permite pesquisar as despesas em contexto com os filtros selecionados.

- (2) – Limpar: Botão que permite limpar os filtros de pesquisa, assumindo os valores de “Qualquer” no tipo de despesa e capa de projeto, as datas de despesas ficam a vazio e o colaborador.

- (3) – Adicionar Despesa (+): Botão que permite adicionar abrir ecrã de adicionar uma despesa.

- (4) – Enviar Despesa para Aprovação(ü): Botão que permite enviar despesa para aprovação superior.

- (5) – Alterar Despesa (!): Botão que permite alterar despesa.

- (6) – Eliminar Despesa (×): Botão que permite eliminar uma despesa.

5.1.1 Pesquisar Despesas

Para Pesquisar Despesas:

- O utilizador seleciona os filtros de pesquisa (A) a (D);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (1).

5.1.2 Adicionar Despesa

Para adicionar despesas o utilizador seleciona a opção Adicionar Despesa (+) (3).

* O colaborador tem permissões para registar as suas despesas e de colaboradores dos quais é chefia dos mesmos.

Ilustração 17 – Interface de exemplo do registo de despesas.

A interface de adicionar despesas no HR Portal possui os seguintes campos de preenchimento e opções comuns a todos os tipos de despesa:

- (E) – Tipo de Despesas:  Data de inicio e data de fim a aplicar no filtro de pesquisa.

- (F) – Colaborador:  Colaborador a aplicar no filtro de pesquisa de despesas.

- (G) – Capa de Projeto:  Lista de Projetos (projetos definidos como favoritos nos projetos).

- (H) – Data de Despesa:  Data da Despesa.

- (I) – País: País da fatura da despesa.

- (J) – Taxa de Câmbio: Taxa de câmbio aplicável ao valor da despesa.

- (K) – Valor: Valor da despesa na moeda do país.

- (L) – Moeda: Moeda do país.

- Valor Moeda Local: Conversão do valor para o valor da moeda local consoante o câmbio inserido.

- (M) – Nº Doc: Número do documento físico, ou seja, número de fatura da despesa.

- (N) – Observações: Observações da despesa.

Para cada tipo de despesas existem campos de preenchimento obrigatórios diferentes que vão ser exemplificados nos pontos a seguir.

5.1.2.1 Tipo de Despesa -> Manutenção de Viaturas

Para este tipo de despesa o campo obrigatório para além dos comuns a todos os tipos, o utilizador terá de preencher o campo “Matrícula”.

Ilustração 18 – Matrícula

5.1.2.2 Tipo de Despesa -> Refeições Cliente

Para este tipo de despesa o campo obrigatório para além dos comuns a todos os tipos, o utilizador terá de preencher o campo obrigatóriamente as observações.

5.1.2.3 Tipo de Despesa -> Refeições Internas

Para este tipo de despesa os campos obrigatórios, para além dos comuns a todos os tipos, são os campos “Local Origem” e “Local Destino”, preferêncialmente poderá preencher os colaboradores internos.

Ilustração 19 – Campos tipo de Despesa = Refeições

5.1.2.4 Tipos de Despesa -> Viagens, Per Diem, Hotel, Aluguer de Viaturas

Para estes tipos de despesa os campos obrigatórios para além dos comuns a todos os tipos, são os campos “Local Origem”, “Local Destino”.

Ilustração 20 – Locais de Origem e Destino

5.1.2.5 Tipo de Despesa -> Quilómetros

Para este tipo de despesa os campos obrigatórios para além dos comuns a todos os tipos, são os campos “Local Origem”, “Local Destino”, “Kms” e “Matrícula”.

Ilustração 21 – Locais de Origem e Destino

Para adicionar uma despesa:

- O utilizador seleciona a opção de adicionar despesa (+) (3);

- O utilizador preenche os campos da despesa (de (E) a (N));

- O utilizador preenche os campos obrigatórios do tipo de despesa selecionado;

- O utilizador seleciona a opção “Guardar” (7).

*Neste tipo de despesa, o valor da despesa é calculado automáticamente, ou seja, é calculado pelo número de quilómetros que o  utilizador inserir. O valor utilizador é 0,36€ / Km.

*Os restantes tipos de despesa apenas têm os campos obrigatórios de preenchimento comuns a todos os tipos de despesa.

5.1.2.6 Enviar Despesa para Aprovação

Para enviar uma despesa para aprovação:

- O utilizador seleciona a opção de alterar despesa (ü) (4);

- O utilizador seleciona “Ok” na mensagem de confirmação de envio para aprovação superior.

* Apenas é possivel enviar para aprovação despesas em estado “Rascunho”.

5.1.3 Alterar Despesa

Para alterar uma despesa:

- O utilizador seleciona a opção de alterar despesa (!) (5);

- O utilizador preenche/altera os campos da despesa (de (E) a (N));

- O utilizador preenche/altera os campos obrigatórios do tipo de despesa selecionado;

- O utilizador seleciona a opção “Guardar” (7).

* Ao alterar uma despesa com estado diferente de Rascunho, após alteração a despesa volta ao estado de Rascunho.

* Ao alterar uma despesa em estado de Recusada, a despesa assume o estado de Rascunho.

* Ao alterar uma despesa em estado de Pendente de Aprovação, a despesa volta ao estado de Rascunho e a aprovação é eliminada.

5.1.4 Eliminar Despesa

Para eliminar uma despesa:

- O utilizador seleciona a opção de alterar despesa (X) (6);

- O utilizador seleciona “Ok” na mensagem de confirmação de eliminação de despesa.

*Ao eliminar uma despesa com estado Pendente de Aprovação, a aprovação da mesma é eliminada.

5.1.5 Aprovações Despesas

Para aprovar despesas o utilizador seleciona a opção Aprovações -> Despesas no menu principal do HR Portal.

Ilustração 22 – Interface Aprovações Despesas

A interface de Aprovação de Despesas no HR Portal possui os seguintes opções:

- (O) –  Colaborador: Lista de colaboradores (que o utilizador tem permissão para visualizar), para o filtro de pesquisa.

- (P) – Data das Despesas: Data de Início e data de fim a aplicar no filtro de pesquisa de despesa.

- (Q) – Valor: Intervalo de valor a utilizador no filtro de pesquisa de despesas.

- (R) – Capa de Projeto: Listagem de capas de projeto, para filtro de pesquisa de despesas.

- (S) – Tipo de Despesa: Listagem dos tipos de despesa.

- (9) – Pesquisar: Botão para pesquisar despesas segundo os filtros.

- (10) – Limpar: Botão para limpar filtros de pesquisa.

- (11) – Atualizar (q):Atualizar lista de despesas.

-  (T) – þ :Selecionar/Desselecionar despesas.

- (12) – Aprovar: Botão para aprovar despesas.

- (13) – Rejeitar: Botão para rejeitar despesas.

- (U) – Observação: Campo para inserir observação.

- (14) – Enviar: Botão para enviar observações da aprovação.

- (15) – Cancelar: Botão para cancelar envio de aprovação de despesas.

A seguinte ilustração explica como é efetuado o processo de reencaminhamento de despesas para aprovação no sistema.

Ao enviar a despesa para aprovação:

1º- O sistema irá validar se projeto da despesa tem gestor de projeto associado.

- Caso exista gestor de projeto, a aprovação da despesa é reencaminhada para o gestor de projeto.

- Em caso de não existir gestor de projeto:

2º- O sistema irá  validar se existe director de unidade do projeto da respectiva despesa.

- Caso exista director de unidade, a aprovação da despesa é reencaminhada para o diretor de unidade.

Em caso de não existir diretor de unidade:

3º- O sistema irá  reencaminhar a aprovação para o diretor de divisão.

- Em caso da despesa pertencer ao diretor de unidade, a despesa é reencaminhada para aprovação do administrador.

- Em caso da despesa pertencer ao administrador, a despesa é reencaminhada para aprovação do CEO.

4º- Após aprovação por parte do superior hierárquico/gestor, a despesa é reencaminhada para aprovação da contabilidade.

- Em caso de aprovação por parte da contabilidade, a despesa fica em estado aprovada.

- Em caso de rejeição por parte da contabilidade, a despesas fica em estado recusada.

5.1.5.1 Pesquisar Despesas

Para Pesquisar Despesas:

- O utilizador seleciona os filtros de pesquisa (O) a (S);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (9).

5.1.5.2 Aprovar Despesas

Para aprovar Despesas:

- O utilizador seleciona as despesas (þ) (T) que pretende aprovar na lista de despesas;

- O utilizador seleciona a opção Aprovar (12);

- O utilizador preenche uma observação de aprovação (não obrigatório) (U);

- O utilizador seleciona a opção “Enviar” (14).

5.1.5.3 Recusar Despesas

Para recusar Despesas:

- O utilizador seleciona as despesas (þ) (T) que pretende rejeitar na lista de despesas;

- O utilizador seleciona a opção “Rejeitar” (13);

- O utilizador preenche uma observação de aprovação (obrigatório) (U);

- O utilizador seleciona a opção “Enviar” (14).

5.1.6 Relatórios de despesas

Para efetuar relatórios de despesas o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Despesas no menu principal do HR Portal.

Existem vários tipos de relatórios, relatórios de despesas para impressão do colaborador e relatórios de consulta, por colaborador ou por projeto.

Os filtros de pesquisa são iguais nos vários tipos de relatórios.

* Permissões de visualização de relatórios:

            O colaborador apenas visualiza as suas despesas e de colaboradores aos quais seja sua chefia.

            O colaborador com perfil contabilidade visualiza todas as despesas de todos os colaboradores.

5.1.6.1 Relatórios de despesas (para Impressão)

Este relatório destina-se essencialmente ao colaborador, para impressão da listagem das suas despesas e entregar devidamente assinado, juntamente com os respectivos comprovativos.

Para efetuar relatórios de despesas de projetos o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Despesas -> Relatório de Despesas (para impressão) no menu principal do HR Portal.

Ilustração 23 – Interface Relatórios Despesas (para impressão).

A interface de gerar relatórios de despesas no HR Portal possui os seguintes opções:

- (V) – Ano: Ano da(s) despesa(s)

- (X) – Colaborador: Filtro de colaborador da despesa.

- (W) – Tipo de Despesa: Filtro de tipos de despesa.

- (Y) – Mês: Mês da despesa.

- (Z) – Centro de Custo: Filtro de centro de custo da despesa.

- (I) –  Estado: Filtro de estados das despesas.

- (II) –  Projeto: Filtro de projeto.

- (III) –  Divisão: Filtro de divisão da despesa.

- (IV) – Empresa: Filtro de empresa do projeto da despesa.

- (16) – Pesquisar: Botão de Pesquisar para gerar relatório de despesas.

- (17) – Limpar: Botão para limpar filtros de pesquisa.

- (18) – Guardar: Botão para guardar/exportar relatório (.pdf, .excel, .word).

- (19) – Imprimir: Botãopara imprimir relatório.

- (20) – (>): Botão para visualizar página seguinte.

Para gerar relatório:

- O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de V a IV);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (16).

- O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (18), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).

5.1.6.2 Relatórios de despesas por colaborador (para consulta)

Para obter relatórios de despesas por colaborador o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Despesas ->  Relatório de despesas por colaborador ( para consulta) no menu principal do HR Portal.

Ilustração 24 – Interface Relatórios Despesas por Colaborador (para consulta).

A interface de gerar relatórios de despesas no HR Portal possui as mesmas opções que o relatório anterior.

Para gerar relatório:

- O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de V a IV);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (16).

- O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (18), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).

5.1.6.3 Relatórios de despesas por projeto (para consulta)

Para obter relatórios de despesas por colaborador o utilizador seleciona a opção Relatórios -> Despesas ->  Relatório de despesas por projeto ( para consulta) no menu principal do HR Portal.

Ilustração 25 – Interface Relatórios Despesas por projeto (para consulta).

A interface de gerar relatórios de despesas no HR Portal possui as mesmas opções que o relatório anterior.

Para gerar relatório:

- O utilizador seleciona os filtros que deseja para a pesquisa (de V a IV);

- O utilizador seleciona a opção Pesquisar (16).

- O utilizador selecionar a opção de guardar relatório (18), escolhendo o tipo de ficheiro entre pdf, excel e word. (opcional).